Apa itu EO? Tentu Anda pernah mendengar istilah tersebut. Ya, EO memang sudah tak asing lagi. EO atau Event Organizer adalah penyedia jasa dalam penyelenggaraan acara. Jasa ini dapat dijadikan pilihan saat Anda ingin mengadakan suatu acara, tetapi tidak memiliki SDM atau waktu untuk mengurusnya.
Definisi EO dan Cara Kerjanya
EO adalah pilih praktis, hemat waktu dan juga berarti penangan event secara profesional. EO akan membantu Anda dalam membuat konsep hingga mengeksekusi suatu acara dengan hasil optimal. Jadi, apa itu EO? Mari kita simak bahasan selengkapnya sebagai berikut.
EO adalah sekelompok orang yang berada di balik sukses suatu acara. Event Organizer sesuai dengan istilahnya adalah pengelola acara. Beberapa penjelasan dari EO adalah sebagai berikut.
- Event Organizer dapat mengatur acara nikahan, lamaran, ulang tahun sampai baby shower atau acara perusahaan. Ada banyak acara yang bisa memakai jasa EO.
- EO yang sukses mengambil berbagai kriteria. Tolak ukurnya dapat dinilai dari susunan acara, dekorasi, tempat, konsep acara sampai kepuasan pengunjung.
- EO akan bekerjasama dengan klien untuk mendapatkan inspirasi terbaik untuk acara yang akan diselenggarakan. Dengan demikian, rangkaian acara yang disusun menjadi kreatif, inovatif, dan dapat merealisasikan ekspektasi klien tentang acara yang akan digelar.
- Ada banyak jenis – jenis Event organizer, yang mengkhususkan diri untuk acara kantor, wedding organizer, EO kecil dan lain sebagainya. Tapi secara umum cara kerja mereka rata – rata sama.
Cara Kerja Event Organizer Handal
Setelah mengetahui apa itu EO, kini kita perlu tahu apa sebenarnya tujuan adanya EO. Tujuan suatu EO adalah untuk membantu para klien dalam mewujudkan dan menyukseskan acara. Hal ini berarti berdiskusi dengan klien dan berusaha untuk mewujudkan keinginan mereka dalam bentuk acara yang semarak.
Ada banyak tanggung jawab dan job deskripsi sebuah Event Organizer dalam menjalani pekerjaannya. Berikut adalah cara kerja EO dalam mempersiapkan suatu event mulai dari bertemu klien sampai acara tuntas dan mendapat feedback dari klien.
1. Mengkonsep Acara
Langkah pertama yang dilakukan EO adalah menyusun perencanaan acara. Hal yang dibahas meliputi tema, waktu, lokasi, pengisi acara, konsep, dan sebagainya. Perencanaan dilakukan dengan matang untuk menjamin bahwa acara yang digelar berjalan sesuai dengan harapan.
Bertemu dengan klien bisa dilakukan beberapa kali, sesuai dengan kebutuhan. Ada klien yang lebih teliti dari pada klien lainnya. Ada juga klien yang lebih banyak mendelegasikan keputusan pada pihak EO.
Tahap ini sangat penting karena bisa saja, jasa EO batal digunakan apabila dalam proses awal tidak ada kecocokan antara klien dan pihak EO. Hal tersebut tentu bisa berdampak negatif untuk citra EO kedepannya.
2. Merumuskan Teknis Acara
Jika konsep telah selesai, langkah berikutnya yang EO lakukan adalah merumuskan berbagai hal teknis sebelum, saat dan setelah acara. EO perlu memprediksikan apa saja yang akan dan bisa terjadi dan melakukan berbagai cara untuk menghadapinya.
Inilah inti dari apa itu EO dan pekerjaannya. Jasa EO melibatkan beberapa orang dengan keahliannya masing – masing. Jadi, klien mendapatkan input terbaik dari jasa EO yang benar – benar berkualitas.
EO biasanya dipimpin oleh seorang penanggung jawab yang mendelegasikan tugas, membuat checklist, sebagai pemantau dan juga komunikator dengan berbagai pihak yang terlibat dalam event dan kliennya.
3. Menyusun Anggaran
Langkah selanjutnya setelah konsep dan teknis acara adalah perencanaan anggaran. Tugas EO adalah membuat anggaran dan memastikan acara bisa dilaksanakan sesuai budget yang disepakati. Ada banyak hal yang perlu diperhatikan dan tentu menambah daftar panjang anggaran acara. Hal berikut perlu mendapatkan rincian yang detail dan jelas.
- Administrasi, hal – hal yang berkaitan dengan ijin penyelenggaraan
- Pengisi acara, yang akan meramaikan acara
- Tempat, ini adalah elemen yang paling besar dalam anggaran dan butuh perhatian khusus
- Akomodasi, segala sesuatu mulai dari biaya makan tukang sampai ongkos kirim barang.
- Transportasi, pihak EO kerap menyediakan kendaraan untuk berbagai acara yang bisa dipilih oleh klien
- Dekorasi, bagian ini bisa memakai jasa dari EO atau pihak ketiga sesuai keinginan
- Biaya tidak terduga. Selalu menyediakan dana tambahan untuk mengantisipasi hal – hal yang tidak terpikirkan sebelumnya
- Jasa Event organizer. Besar-kecilnya gaji event organizer tergantung dengan jasa yang dipakai dan berbagai perhitungan lainnya.
4. Pembagian Tugas
Setelah penyusunan anggaran selesai dan mendapatkan persetujuan klien, maka pekerjaan EO berlanjut dan mulai pada tahap pengerjaan. Pada saat ini, dana sudah dikeluarkan dan ada hal – hal yang sudah dibeli atau kena charge.
Jadi, kalau ada sesuatu hal yang menyebabkan kerjasama dengan EO batal, uang yang sudah diberikan akan mengalami potongan sesuai dengan kesepakatan. Oleh karena itu, pastikan kesepakatan benar – benar matang sebelum mulai eksekusi.
Ketua penyelenggara akan melakukan pembagian tugas. Hal ini dilakukan agar setiap bagian fokus di jobdesknya. Komunikasi dengan klien pun dipelihara dengan baik agar tiap pihak mengetahui seberapa jauh persiapan yang sudah dilakukan.
5. Rapat dan Evaluasi
Tidak tertutup kemungkinan bagi Event Organizer untuk bertemu dengan klien beberapa kali untuk mendiskusikan persiapan event. Ada rapat internal dalam EO dan ada juga pertemuan dengan pihak klien.
Tidak dipungkiri antara EO dan klien bisa bekerjasama dengan pihak ketiga. Acara jadi lebih besar dan memerlukan pertemuan dan kesepakatan. Misalnya even pernikahan yang memakai sponsorship. Atau acara launching produk yang bekerjasama dengan beberapa vendor lainnya.
Kerjasama bisa beragam mulai dari foto, paket perjalanan, doorprize dan lain sebagainya. Oleh karena itu, sudah menjadi bagian dari pekerjaan EO untuk berlaku sebagai jembatan antara klien dan pihak ketiga yang terlibat dalam acara.
6. Persiapan Acara
Apabila acara sudah dekat, EO biasanya akan melakukan gladi bersih. Gladi bersih bertujuan untuk memastikan semua sudah siap dan aman. Seluruh bagian harus hadir untuk memastikan tidak adanya kekurangan sebelum pelaksanaan.
Ini adalah tahapan yang mendefinisikan apa itu EO dan kegunaannya. Karena tentu persiapan yang ditangani oleh tenaga profesional akan berbeda. Jadi, bisa dipastikan tahapan ini menandakan kalau event sudah 90 persen rampung dan hanya tinggal menghitung hari untuk penyelenggaraannya.
7. Pelaksanaan Acara
Langkah ini adalah puncak dari cara kerja EO. Ketua penyelenggara dan staf akan sibuk dan semua terjun langsung ke lapangan dan memastikan acara berjalan sesuai rencana. Pelaksanaan acara ini juga yang menguji kemampuan EO dalam menangani berbagai kendala yang mungkin terjadi.
Mungkin ada masalah dengan transportasi, pengisi acara yang terlambat, dan berbagai skenario lainnya. Pada akhirnya, keberadaan Event Organizer sangat bermanfaat untuk memberikan sentuhan profesional untuk berbagai acara. Mulai dari pernikahan, lamaran, ulang tahun dan lain sebagainya. Acara besar maupun kecil dapat memakai jasa Event Organizer Jakarta.
Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui pengertian apa itu EO dan bagaimana cara kerjanya. Bisnis di bidang jasa ini dapat menghasilkan keuntungan dan peluang besar untuk dikembangkan. Tak heran banyak organisasi atau komunitas yang bergerak di bidang ini. Apakah Anda tertarik untuk menggunakan jasa EO untuk kegiatan Anda selanjutnya?
