Sebuah perusahaan yang menjalankan bisnis pasti memerlukan suatu pembukuan atau pencatatan transaksi keuangan. Baik itu perusahaan berskala kecil, menengah maupun perusahaan berskala besar. Aktivitas pencatatan ini biasanya dilakukan oleh bagian accounting.
Pencatatan transaksi menjadi cikal bakal pembuatan dan penyusunan laporan keuangan. Nah, laporan keuangan tersebutlah yang dimanfaatkan oleh managemen untuk mengambil keputusan dan menganalisa kondisi perusahaan atau bisnisnya. Karena itu pencatatan transaksi bisa dikatakan sebagai hal yang wajib dilakukan.
Namun, semakin banyak dan besar jumlah transaksi atau kegiatan usaha tentu akan menyulitkan perusahaan dalam mencatat dan membukukan transaksinya. Untuk itu penggunaan program akuntansi sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran bisnis terutama untuk kelancaran administrasi dan mempermudah penyusunan laporan keuangan.
 |
| pixabay |
Perusahaan kecil atau perusahaan baru biasanya masih menggunakan cara manual untuk pencatatan transaksi dan administrasinya. Tentunya dengan bantuan ms.excel dan lain sebagainya. Tentu saja cara ini sudah banyak ditinggalkan oleh para pelaku bisnis. Hal ini dikarenakan pencatatan dan pembukuan akuntansi secara manual mempunyai beberapa kekurangan.
Kelemahan Melakukan Pencatatan Transaksi Secara Manual / Excel
1. Resiko kesalahan input/entry yang besar
2. Memperlambat pelayanan kepada konsumen karena pembuatan dokumen lebih lama
3. Segala macam dokumen perlu double check / pengecekan berganda (dibutuhkan ketelitian lebih)
4. Tidak dapat membuat laporan keuangan secara otomatis / perlu persiapkan banyak rumus
5. Kacaunya data jika rumus/formula excel berubah/rusak
6. Memperlambat alur transaksi dan penyajian laporan keuangan
7. Memperlambat pengambilan keputusan oleh manajemen
pixabay
Manfaat dan Kelebihan Menggunakan Program Akuntansi
Karena banyaknya kelemahan di pembukuan akuntansi secara manual, maka beralihlah para pelaku bisnis ini ke Program Akuntansi. Didukung dengan berkembangnya dunia teknologi/IT di Indonesia, maka bisnis pun semakin terbantu dengan adanya Program Akuntansi ini.
Berikut adalah beberapa manfaat dan kelebihan menggunakan Program Akuntansi:
1. Efisiensi Waktu Dan Tenaga Serta Mempercepat Alur Akuntansi
Dengan program dan teknologi yang terintegrasi tentu akan memudahkan user atau pengguna untuk menginput data dan mengolah data tersebut. Data yang sudah terinput juga bisa langsung dilihat hasilnya baik itu diprint atau di tampilkan dalam layar monitor dalam beberapa kali klik saja.
Misalkan saja untuk mencetak atau membuat invoice/faktur penjualan. Dengan beberapa menit saja sudah bisa tercetak dalam jumlah banyak, cepat, dan bisa langsung dicetak kedalam format cetakan yang dibutuhkan. Dengan program penjualan barang maka proses dokumentasi penjualan mulai dari pembuatan surat jalan, faktur/invoce, faktur pajak, kwitansi untuk tagihan, pelunasa tagihan dan penelusuran data piutang akan semakin mudah dibuat dan disajikan.
2. Mempercepat Penyusunan Laporan Keuangan dan Pengambilan Keputusan
Efisiensi waktu tentu akan sangat diperlukan dalam setiap usaha. Semakin cepat suatu pekerjaan selesai pasti akan memperlancar pekerjaan / aktivitas lainnya. Semakin cepat transaksi terinput maka semakin cepat pula penyusunan laporan keuangan bisa dibuat. Ini berarti bahwa pihak managemen bisa tepat waktu membaca laporan dan melakukan pengambilan keputusan berkaitan dengan perkembangan usaha / bisnisnya.
3. Meminimalisir Kesalahan Dan Menjaga Keakuratan Data
Banyaknya transaksi keuangan dan aktivitas perusahaan yang harus diinput tentu berpotensi menimbulkan kesalahan. Kesalahan tersebut bisa berupa salah hitung, typo, salah entry dan lain sebagainya. Tentu ini akan beresiko mengingat dokumen yang dikeluarkan ditujukan untuk banyak pihak, misal konsumen, atau suplier atau managemen. Karena itu, penggunaan program akuntansi bisa meminimalisir kesalahan-kesalahan tersebut.
4. Fiturnya Lengkap Sesuai Kebutuhan Bisnis
Fitur ata fasilitas yang dihadirkan oleh program akuntansi biasanya sesuai dengan aktivitas atau kegiatan perusahaan pada umumnya. Bahkan sampai penyusunan laporan keuangannya bisa disesuaikan dengan aturan PSAK yang berlaku. Dari aktivitas pembelian, penjualan, control stock/inventory, keuangan/finance, dan lain sebagainya.
5. Biaya Lebih Murah
Dibandingkan membuat atau mem-build program sendiri dengan tim IT tentu biayanya akan lebih murah jika menggunakan vendor Program Akuntansi yang sudah tersedia. Membuat program akuntansi sendiri juga tak bisa dilakukan dalam waktu singkat. Sedangkan jika mengunakan program akuntansi yang tersedia para pelaku bisnis tinggal memasukan master data dan aktivitas pencatatan bisnis sudah bisa mulai dilakukan.
6. Pencatatan Dan Pembukuan Lebih Rapi Dan Aman
Setiap transaksi keuangan / akuntansi harus dinamai dan diberi kode akun masing-masing. Begitu juga jika menggunakan program akuntansi. Kode akun transaksi tersebut akan tersimpan dengan rapi dalam pos nya masing-masing di program tersebut. Sehingga saat membutuhkan penyajian tentang akun tersebut tak akan membutuhkan waktu yang lama.
Data yang tersimpan di program akuntansi juga bisa dihubungkan dengan sebuah server. Sehingga perusahaan leluasa untuk mem-back up datanya sewaktu waktu dan menghindari risiko kehilangan atau kerusakan data.
—–
Saat ini, ada banyak program akuntansi di Indonesia dan telah digunakan oleh berbagai industri. Memang tak jarang perusahaan yang mempunyai tim IT/divisi sendiri yang mem-build program akuntansinya. Biasanya perusahaan ini mempunyai skala usaha yang cukup besar. Namun tak jarang juga usaha / bisnis mulai dari UMKM dan lain sebagainya yang memilih memakai vendor program akuntansi.
Pemilihan program akuntansi juga menjadi hal yang penting bagi pelaku usaha. Salah satunya program akuntansi yang bisa dicoba adalah Krishand General ledger 4.0 karena program ini siap mengakomodir aktivitas usaha / bisnis yang sedang dijalakan.
RINI NOVITA SARI
IG @rinie_noe
rinienoe46@gmail.com
Terima kasih sharingnya Kak
Sama2 kk …