Pada setiap bisnis, baik untuk usaha besar bahkan usaha kecil sekalipun seperti bisnis UKM (Usaha Kecil dan Menengah) tentu akan selalu memerlukan pengelolaan keuangan. Pengelolaan keuangan ini akan lebih mudah dilakukan dengan adanya suatu pembukuan atas transaksi-transaksi pada bisnis yang berjalan tersebut. Terlebih di jaman semakin maju seperti sekarang ini, dimana pembukuan dan pengelolaan keuangan sudah bisa dilakukan dengan dukungan teknologi yaitu software akuntansi.
Sayangnya, masih banyak pelaku bisnis yang belum menyadari pentingnya melakukan pembukuan yang rapi dan akurat guna menunjang bisnis mereka naik kelas. Pencatatan atau pembukuan secara manual bahkan tanpa melakukan pembukuan sama sekali sering ditemui di banyak sektor usaha. Dan bisnis UKM adalah salah satu bisnis yang paling banyak mengabaikan pentingnya pembukuan transaksi dan penggunaan software akuntansi. Tau nggak kenapa?
Cerita Toko Ritel Dengan Pencatatan Serba Manual Bahkan Mungkin Tanpa Pembukuan Sama Sekali
Intro sejenak, mau cerita dikit nih. Setiap bulan aku selalu mengunjungi toko ritel yang menjual banyak banget jenis jajanan atau snack ringan untuk cemilan orang-orang di kantor. Sebut aja toko ini bernama “Toko Cahaya”, bukan nama toko sebenarnya tentunya.
Kami biasa mengumpulkan kas setiap bulan, lalu uang kas yang terkumpul ini digunakan untuk membeli jajanan atau camilan. Saat orang-orang kantor mau beli atau mengambil jajanan ini mereka tetap harus bayar. Nah nanti keuntungannya tetap diputar lagi untuk kulakan jajanan. Jadi kaya sistem mini koperasi yang benar-benar mini gitu loh.
Setiap bulan aku dan teman kantorku menghabiskan sekitar 300-500 ribu sendiri untuk membeli snack rentengan dan beraneka macam jajan dan minuman serta kopi sachet untuk stok kantor. Yuhu, Toko Cahaya sendiri adalah toko grosir yang nggak terlalu besar tapi nggak bisa dibilang kecil juga. Buktinya, barang yang dijual oleh Toko Cahaya ini langsung didatangkan dari pabrik atau distributor tangan pertama sehingga harga yang dia jual memang harga untuk grosiran. Artinya, harga di toko ini lebih murah dibandingkan toko-toko kecil lain seperti yang ada di sekitaran perumahan, sekolah dan lain sebagainya. Itu juga alasanku dan teman kantorku kulakan jajan disana.
Dari mana aku tahu kalau toko ini dapat barang dari pabrik langsung atau distributor pertama?
Pengenalan singkat, aku adalah seorang staff accounting di sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang manufaktur. Tapi dulunya, selama 5 tahun aku pernah bekerja di salah satu distributor snack and beverage di Surabaya. Ya, beberapa customer dan target salesman dan salesgirl di kantor lamaku adalah supply barang ke toko-toko seperti toko Cahaya ini. Jadi sistem bisnis ritel atau UKM seperti ini aku cukup paham sih.
Toko Ritel dan Usaha UKM dengan Prinsip Bisnis “Asal Jalan dan Asal Uang Bisa Berputar”
Toko Cahaya yang tadi aku sebut adalah salah satu tokoh yang dibilang sangat ramai karena banyak orang atau pun penjual kecil lainnya yang membeli barang di toko tersebut untuk dijual kembali. Dan lagi toko ini punya banyak karyawan penjaga toko lebih dari 5 orang.
Namun ada satu hal yang sangat aku sayangkan saat melihat sistem atau cara penjualan di Toko Cahaya ini. Ya, semua aktivitas dan semua transaksi penjualan di toko ini dilakukan secara manual. Yuhu tanpa menggunakan bantuan perangkat komputer sama sekali.
Bisa bayangkan nggak bagaimana sistem pengawasan yang harus dilakukan oleh tokoh cahaya ini tanpa adanya pembukuan dan sistem penjualan yang tidak tercatat seperti diatas? Bisa bayangkan nggak cara pemilik toko untuk mengetahui berapa laba atau rugi yang didapatkan setiap bulan? Bisa bayangkan juga nggak gimana cara toko tersebut mengontrol stok atau persediaan barang jualan yang dia miliki?
Toko Cahaya hanya satu contoh kecil, masih ada banyak usaha ukm yang belum sadar pentingnya melakukan pembukuan dan minim pengawasan.
Kenapa mereka masih belum sadar pentingnya melakukan pembukuan secara rapi dan akurat bagi bisnis mereka sendiri? Apa menurut mereka UKM tidak memerlukan suatu pembukuan yang akurat? Nah, di artikel kali ini aku akan kupas tuntas berdasarkan contoh kasus, sedikit pengalaman dan pengetahuan tentang akuntansi dan pencatatan transaksi keuangan.
Alasan Kenapa Para Pengusaha Atau Bisnis UKM Enggan Melakukan Pembukuan yang Baik Dan Menggunakan Software Akuntansi
Para pengusaha UKM seharusnya mulai memikirkan cara pembukuan yang baik dan benar demi bisnis naik kelas di masa mendatang. Bisa jadi imi adalah beberapa alasan para pengusaha UKM masih nyaman dengan cara lama yaitu manual dan belum menggunakan software akuntansi.
- Pemikiran Kuno
Banyak para pengusaha UKM yang tak terpikir untuk menggunakan software akuntansi bahkan melakukan pembukuan yang baik dan benar. Banyak dari mereka yang masih mempunyai pikiran kuno dan menjalankan bisnis apa adanya serta berprinsip “selama ada uang ditangan (cash on hand) maupun persediaan barang yang bisa keluar masuk artinya bisnis baik-baik aja”. Padahal dengan sistem yang serba manual seperti Toko Cahaya yang aku contoh kan diatas, akan sangat sulit bahkan mustahil untuk mengetahui keuntungan pasti dari bisnis atau usaha yang berjalan.
- Tidak Paham Akuntansi
Tentu tidak semua pelaku bisnis termasuk UKM memiliki background pendidikan atau pengetahuan tentang Akuntansi. Bisa jadi hal ini juga menjadi salah satu alasan kenapa para pelaku bisnis enggan melakukan pembukuan terlebih menggunakan software akuntansi karena khawatir tidak bisa memahami bahasa akuntansi dan cara perngoperasiannya. Padahal software akuntansi yang beredar saat ini telah didesain khusus agar bisa digunakan dan diakses dengan mudah bahkan oleh mereka yang tidak mempunyai background pendidikan akuntansi sekalipun.
- Merasa Tidak Membutuhkan Software Akuntansi atau Pembukuan / Tidak Ada Urgensi
Banyak pebisnis UKM yang merasa bahwa bisnisnya masih terlalu kecil dan jumlah transaksi yang belum terlalu banyak, sehingga mereka merasa belum terlalu membutuhkan software akuntansi. Padahal dengan menggunakan software akuntansi lebih awal bisa jadi salah satu investasi yang sangat berharga bagi bisnis mereka di masa depan.
- Melakukan Pembukuan Dan Menggunakan Software Akuntansi Dirasa Ribet
Membuat pembukuan yang rapi dan akurat bahkan dengan menggunakan software akuntansi berarti harus mencatat semua transaksi uang yang masuk dan keluar. Selain itu pula harus mencatat dan mengawasi persediaan barang.
Hal diatas mungkin dirasa sangat merepotkan oleh para pengusaha UKM. Masih terdengar sangat melelahkan untuk mencatat semua transaksi yang ada padahal untung yang didapatkan belum tentu sebanyak yang diharapkan.
Alasan diatas tentu sangat salah kaprah, justru dengan melakukan pembukuan yang benar misal menggunakan software akuntansi, malah akan membantu para pengusaha tersebut untuk menghasilkan laporan laba rugi yang pasti. Laporan inilah yang akan menjadi dasar pertimbangan atau pengambilan keputusan atas kondisi bisnis yang dimiliki.
- Harga Software Akuntansi yang Dirasa Mahal
Banyak pengusaha UKM yang merasa belum perlu mengeluarkan biaya tertentu untuk memperoleh sistem akuntansi, apalagi mereka masih merasa semua aktivitas bisnisnya masih dijalankan secara manual. Padahal dengan segala manfaatnya, software akuntansi kini bisa didapatkan sesuai kebutuhan dengan harga beragam pula.
Ada software akuntansi yang lebih murah dan berbasis offline yang hanya bisa digunakan pada desktop aja dan ada juga software akuntansi yang sudah berbasis online dengan media penyimpanan di cloud.
Dari banyak kasus di lapangan, para pelaku bisnis UKM mengira bahwa masalah terbesar dalam usaha atau bisnis mereka adalah masalah permodalan. Banyak yang mengaitkan ketidak berhasilan suatu bisnis UKM disebabkan sumber daya dan kondisi keuangan yang serba terbatas. Padahal bisa jadi tak melulu masalah modal yang menjadi persoalan utama. Ada banyak hal yang lupa untuk dilakukan seperti melakukan promosi online dan juga managemen bisnisnya.
Ketidaksadaran pengusaha UKM akan pentingnya manajemen administrasi dan pencatatan keuangan serta pemanfaatan teknologi menjadi momok yang mengkhawatirkan. Pasalnya, tanpa pencatatan atau pembukuan keuangan yang benar, tentulah tidak akan dapat dihitung secara pasti apakah usahanya sedang dalam kondisi untung atau malah rugi. Dan susah pula untuk diketahui berapa besaran laba atau rugi yang dialami. Padahal kondisi bisnis untung atau laba ini akan menentukan keputusan-keputusan bisnis selanjutnya loh.
Oke, sampe sini udah sepakat belum kalau sebuah bisnis harus dilakukan pembukuan yang rapi dan akurat?
Masih belum sepakat juga? Oke deh yuk cari tau beberapa alasan kenapa sebuah bisnis termasuk bisnis UKM harus melakukan pembukuan bahkan menggunakan Software Akuntansi
Kenapa Bisnis UKM Juga Harus Menggunakan Software Akuntansi
Ada beberapa alasan mengapa UKM akan lebih baik jika menggunakan software akuntansi untuk membantu bisnisnya agar bisa naik kelas.Berikut diantaranya:
1. Praktis dan Efisien, Input Transaksi di Menu atau Fitur Pencatatan yang Tersedia
Dalam satu software kita bisa memanfaatkannya untuk berbagai macam keperluan atau pencatatan transaksi seperti fitur mencatat modal awal, penjualan, hutang-piutang, pembelian, kas masuk, kas keluar penyesuaian, persediaan, dan jurnal umum.
Kita hanya perlu menginput atau mengentri data harian seperti penjualan, pembelian, transaksi yang berkaitan dengan kas dan biaya, follow up hutang piutang dan sebagainya agar nantinya bisa ditarik atau dibuat laporan keuangan. Hal ini tentu akan sangat efisien dibandingkan melakukan pencatatan dengan cara manual baik itu di buku tulis maupun di Microsoft Excel.
2. Mempercepat dan Mempermudah Pembukuan dan Pembuatan Laporan
Alasan dan keuntungan lain menggunakan software akuntansi adalah mudahnya membuat laporan keuangan. Dengan software akuntansi, semua transaksi yang telah ter-input langsung bisa disajikan dalam bentuk laporan. Nggak perlu ribet-ribet lagi bikin laporan keuangan di secarik kertas atau buku bahkan memakai Microsoft Excel yang tentunya akan memakan waktu lebih lama plus butuh ketelitian super ekstra.
Setelah semua transaksi selesai di input maka ketika para pemilik usaha menginginkan suatu laporan misalnya laporan laba rugi pada akhir periode keuangan, maka pemilik tersebut hanya tinggal membuka dan men-klik menu laporan keuangan laba rugi dalam software akuntansi aja. Praktis kan?
3. Controlling, Meminimalisir Fraud atau Kecurangan yang Berujung Kerugian
Dalam bisnis apapun, stok atau persediaan barang, pengontrolan hutang piutang, atau perihal uang kas sekalipun harus selalu dijalankan dibawah pengawasan. Saat tidak dilakukan pengawasan, atau pengawasan yang diterapkan kurang maksimal, maka resiko terbesar adalah peluang terjadinya fraud atau kecurangan.
Fraud atau kecurangan ini bisa terjadi karena beberapa hal, misalnya karena kecurangan atau pencurian yang dilakukan oleh karyawan yang memanfaatkan kelemahan atau celah minimnya pembukuan dan pengawasan dalam bisnis tersebut.
Dengan menggunakan software akuntansi nantinya controlling stok atau persediaan, pengecekan hutang piutang dan pengawasan Cash On Hand atau kas ditangan bisa lebih mudah dilakukan dan bisa mengurangi kerugian akibat barang hilang atau modus pencurian lainnya.
4. Membantu Mempermudah Analisa Bisnis
Dengan menggunakan software akuntansi maka para pelaku bisnis UKM bisa mengetahui besaran keuntungan maupun kerugian yang dialami. Selain itu dengan memanfaatkan laporan yang dibuat, para pemilik bisnis UKM juga bisa menganalisa penyebab kebocoran, ketidakefisiensian biaya atau pengeluaran dan lain sebagainya.
Tentu tujuan mengetahui hal-hal tersebut untuk mengambil tindakan atau mengantisipasi agar kebocoran biaya atau ketidakefisiensian pengeluaran tak akan terulang dimasa mendatang.
5. Mudah Digunakan Bahkan Untuk Mereka yang Awam Akuntansi
Kalau dulu memakai software akuntansi untuk bisnis UKM terdengar sangat awam bahkan menyeramkan, tapi dengan kecanggihan software akuntansi di era milenial ini semua fitur yang ada bisa memudahkan para user atau pengguna untuk mengakses semua menu atau fitur, menginput data atau transaksi sampai membuat laporan keuangan bahkan untuk mereka yang belum mengenal akuntansi sebelumnya.
6. Mempercepat Bisnis Naik Kelas
Kelebihan-kelebihan di atas bisa mempercepat dan membantu perkembangan #bisnismunaikkelas. Fitur-fitur yang ditawarkan oleh software-software aku tak setelah sangat mumpuni dan bisa men-suport para yang ingin menyajikan laporan keuangan secara aktual. Bisnismu nggak akan ketinggalan zaman dan bisa terus mengawasi jalannya bisnis secara cepat.
Jangan Salah Pilih, Berikut Adalah Pertimbangan Memilih Software Akuntansi yang Tepat Untuk Bisnis Kamu
- Faktor Kegunaan Software Akuntansi
Sebagai pelaku bisnis kamu tentu harus tahu dan paham software akuntansi seperti apa yang kamu butuhkan. Saat ini ada berbagai macam jenis software akuntansi mulai dari yang berbasis offline sampai online dengan media penyimpanan di cloud. Tentu secara kegunaan software akuntansi berbasis online akan lebih mempunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan software akuntansi berbasis offline. Jangan lupa dia dulu apakah mengharuskanmu memakai software akuntansi berbasis online yang harganya lebih mahal.
- Harga Software Akuntansi
Salah satu hal yang harus kamu pertimbangkan ketika hendak memilih software akuntansi untuk bisnis UKM adalah kisaran harga dari software tersebut. Kamu juga harus mengetahui kemampuan bisnis kamu yang masih tergolong ber-omzet kecil dan menengah. Lebih baik untuk membeli software akuntansi yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tentunya sesuai dengan budget yang dimiliki.
- Fitur Yang Terdapat Dalam Software Akuntansi
Software akuntansi memiliki beberapa berbagai menu atau fitur, namun tidak semua fitur yang ada di software akuntansi mungkin akan kamu butuhkan. Pastikan aja software akuntansi yang kamu pilih cocok untuk diterapkan pada bisnis kamu.
Minimal software tersebut mempunyai fitur dasar akuntansi seperti mencetak faktur atau invoice, mencatat biaya yang masuk dan keluar, pembuatan laporan keuangan, data pelanggan maupun supplier, serta fitur untuk mencatat atau mereka data produk agar mempermudah pelacakan atau moving atau pergerakan barang masuk dan keluar.
Jika diperlukan fitur untuk membantu proses pembuatan laporan pajak maka Carilah software akuntansi yang mempunyai menu atau fitur tersebut. Tentunya pasti kan software akuntansi tersebut men-suport pembuatan faktur yang sesuai di Indonesia
Software Akuntansi Accurate Untuk Bisnis UKM
Nah buat kalian yang mempunyai bisnis UKM dan ingin memiliki software akuntansi untuk mendukung #bisnismunaikkelas maka kamu harus menggunakan software akuntansi dari Accurate.
Aku sendiri mendengar software akuntansi bernama Accurate ini sejak duduk di bangku perkuliahan saat menempuh pendidikan di jurusan Akuntansi. Nama Accurate sudah sangat termasyhur di dunia pendidikan atau dan tentu di dunia bisnis dan industri sehingga nggak perlu lagi dilakukan kredibilitasnya.
Lepas masa perkuliahan aku pu beruntung bisa mempraktekkan ilmu akuntansi di dunia kerja dan mempertemukanku lagi dengan software akuntansi Accurate.
Menurut pengalamanku sebagai user, software akuntansi ini memang mudah banget buat di operasikan. Kamu hanya perlu teliti memasukkan data entry-an ke software Accurate agar bisa menghasilkan laporan keuanga yang rapi dan akurat.
Software akuntansi Accurate adalah software terbaik yang cocok untuk kamu yang menghendaki pembuatan laporan pajak karena fitur di dalamnya telah disesuaikan dengan peraturan perpajakan Indonesia dan dapat dikoneksikan dengan faktor untuk pembuatan faktur pajak penjualan untuk kepentingan perpajakan.
Tak hanya meladeni kebutuhan perusahaan atau industri besar, tapi saat ini akurat juga men-support dengan software akuntansi untuk bisnis UKM dengan adanya Accurate Lite.
Ingat ya salah memilih software akuntansi bisa menimbulkan banyak kerugian karena berhubungan dengan laporan keuangan yang akan menunjukkan angka-angka berkaitan dengan kondisi bisnis mu.
Jadi, bisnismu #kapannaikkelas?
**
RINI NOVITA SARI
rinienoe46@gmail.com
IG @rinie_noe