Bagi Anda yang ingin memulai bisnis untuk membuat pelayanan acara pernikahan, memahami struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya merupakan salah satu hal yang cukup penting. Karena setiap bidang usaha memiliki struktur beserta tugasnya yang berbeda-beda antara satu dengan lainnya.
Kesuksesan yang banyak diraih oleh penyedia jasa seperti crew wedding organizer membuat banyak pihak tertarik untuk terjun di dunia bisnis yang satu ini. Hal tersebut terbukti dengan banyak acara pernikahan yang berlangsung secara mewah dan berjalan lancar dengan melibatkan pihak wedding organizer.
Dengan tingginya kebutuhan masyarakat akan penyedia jasa pelayanan acara pernikahan maka semakin banyak juga pihak yang tertarik untuk membangun bisnis ini. Untuk membangun usaha pelayanan acara secara sukses dalam jangka waktu yang panjang, Anda perlu memahami secara lengkap struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya.
Fungsi pemetaan struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya dibuat sesuai dengan keahlian dan keterampilan masing-masing. Sehingga pelayanan dan pengerjaan yang dilakukan bisa berjalan sesuai dengan keinginan klien.
7 Struktur Organisasi Wedding Organizer dan Tugasnya
Pada organisasi wedding organizer, ada 7 bagian struktur yang memiliki peranan dan job desk masing-masing. Yuk, simak ulasan berikut ini untuk mengetahui 7 struktur organisasi wedding organizer beserta tugas masing-masing bagian.
1. Tim Planner
Bagian pertama yang selalu ada di struktur organisasi wedding organizer sebelum pelaksanaan acara pernikahan adalah tim planner. Bagian ini biasanya terdiri dari satu sampai dengan dua orang yang kemudian bertemu dan berdiskusi dengan calon pengantin.
Tim planner akan mencatat semua kebutuhan dan keinginan Anda dalam mewujudkan acara pernikahan. Mulai dari pemilihan vendor sesuai dengan tema acara pernikahan yang diinginkan sampai dengan perlengkapan aksesoris dekorasi pernikahan.
Tugas lain dari tim planner yaitu untuk mencatat rekapan hasil diskusi dengan klien. Selain itu, tim planner juga akan memaparkan pertimbangan untuk setiap keinginan serta memberikan rekomendasi terkait tema atau dekorasi yang cocok untuk memenuhi ekspektasi Anda.
2. Bagian Konsumsi
Struktur organisasi wedding organizer kedua yaitu bagian konsumsi. Konsumsi merupakan salah satu bagian penting dalam acara pernikahan, terutama di negara Indonesia. Oleh karena itu, struktur organisasi wedding organizer yang cukup banyak adalah bagian konsumsi.
Tugas bagian konsumsi dimulai dari menyediakan piring sejumlah tamu undangan sampai dengan menyiapkan makanan sesuai pilihan klien. Bahkan, sebagian tim konsumsi juga menawarkan untuk sesi food testing agar klien bisa mencoba menu makanan yang kemudian akan dijadikan konsumsi tamu undangan.
Bahkan, sebelum melakukan food testing Anda juga bisa memilih jenis makanan sesuai keinginan. Baik makanan tradisional dari daerah tertentu sampai dengan makanan modern ala restoran. Anda juga bisa memilih tema konsumsi dengan tipe prasmanan maupun pondokan.
Beberapa jenis konsumsi yang membutuhkan cukup banyak stok pada pelaksanaan acara pernikahan seperti minuman dan dessert. Dua jenis konsumsi tersebut merupakan konsumsi yang banyak dipilih oleh tamu undangan. Hal tersebut terjadi karena selain lebih mudah dikonsumsi, dessert dan minuman juga cocok untuk mengganjal perut tanpa khawatir kekenyangan.
Selain menjaga stand prasmanan atau pondokan, tim konsumsi juga akan memastikan jika semua stok makanan yang tersedia tidak terbuka sebelum waktu makan tiba. Sehingga saat waktu makan tiba, tim konsumsi akan memastikan jika makanan tersebut dapat mencukupi semua tamu undangan yang hadir dan akan menginformasikan pihak terkait saat makanan mulai habis.
3. Pendamping Pengantin
Struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya yang perlu Anda ketahui adalah pendamping
pengantin. Tugas utama bagian ini yaitu untuk mendampingi pengantin saat pelaksanaan acara pernikahan. Agar setiap kebutuhan dan keperluan pengantin saat acara bisa terpenuhi.
Pada umumnya, bagian ini akan mulai mendampingi pengantin sejak pagi hari saat klien sedang di make up. Bahkan, peran pendamping pengantin juga akan membantu Anda saat menjalani proses pengambilan gambar bersama fotografer.
Tidak hanya itu, pendamping pengantin juga akan mengurus keperluan Anda sampai dengan membantu proses makan dan minum. Bahkan, Anda juga bisa menitipkan barang berharga milik pribadi seperti dompet dan smartphone selama acara berlangsung pada pendamping pengantin.
Oleh karena itu, pendamping pengantin akan mengikuti Anda untuk pergi kemanapun saat acara berlangsung. Sehingga saat acara pernikahan berlangsung, Anda bisa menyampaikan keluhan dan permintaan kepada pihak atau tim yang lain.
4 Penjaga Area Pelaminan
Kemudian, struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya yang juga perlu Anda ketahui adalah penjaga area pelaminan. Pada umumnya, ada satu sampai dengan dua orang yang bertugas untuk untuk menjaga area pelaminan selama acara berlangsung.
Tugas utama dari penjaga area pelaminan yaitu untuk mengatur jalannya proses salaman dengan semua tamu undangan dan prosesi foto. Sehingga proses salaman dan foto bersama bisa berjalan lancar dan terlihat rapi.
5 Bagian Perlengkapan
Struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya yang perlu Anda ketahui adalah bagian perlengkapan. Bagian ini yang bertugas mengatur penggunaan perlengkapan acara pernikahan seperti photobooth, sound system, bahkan sampai dengan pengadaan entertainment.
Tim perlengkapan akan mengawasi segala pekerjaan vendor terkait agar semuanya berjalan sesuai dengan rencana dan keinginan klien. Selain mengawasi perlengkapan acara pernikahan, tim ini juga akan mengawasi segala perlengkapan sesuai dengan tema pernikahan.
6. Bagian Penerima Tamu
Bagian wedding organizer yang satu ini bisa ada ataupun tidak sesuai dengan permintaan dan kebutuhan klien. Biasanya, bagian ini diperlukan saat acara pernikahan melibatkan cukup banyak tamu undangan serta beberapa orang penting dalam acaranya.
Tugas utama bagian penerima tamu yaitu memastikan jika tamu yang hadir atau tamu VIP mendapatkan pelayanan yang layak. Sehingga tim yang satu ini akan stand by berada di pintu masuk acara pernikahan.
7. Tim Mobile atau Leader
Terakhir, bagian atau struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya yang perlu Anda ketahui yaitu tim mobile atau leader. Bagian ini biasanya diisi oleh orang-orang yang kompeten dan sanggup mengemban tugas sebagai pemimpin. Bahkan, leader juga harus bisa menentukan keputusan saat terjadi hal-hal yang cukup urgent.
Selain bertugas untuk membuat keputusan, tim mobile atau leader juga perlu berpindah-pindah tempat untuk bertugas dan membantu tim atau bagian yang lain. Agar bisa memastikan acara pernikahan berjalan sesuai dengan ekspektasi dan membantu tim yang membutuhkan pertolongan.
Tim mobil atau Leader juga berperan dalam koordinasi langsung dengan pengantin atau klien untuk mengabarkan kondisi terkini acara. Sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti adanya kesalahpahaman saat acara berlangsung.
7 bagian dari tim kerja wedding organizer di atas merupakan pihak yang menunjang kesuksesan acara pernikahan. Demikian ulasan singkat mengenai struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya, semoga bermanfaat.
