Kamu termasuk salah satu pengusaha atau pelaku bisnis yang masih melakukan pembukuan dengan cara manual seperti menggunakan Microsoft Excel? Yakin nggak menemukan banyak masalah ketika melakukan pembukuan dengan cara tersebut? Yakin juga belum mau beralih ke cara yang lebih modern dan tentunya jauh lebih praktis dengan menggunakan software akuntansi?
Nah di artikel kali ini aku akan membahas kenapa para pemilik atau pelaku bisnis sudah seharusnya mulai meninggalkan sistem kuno yaitu pembukuan menggunakan Microsoft Excel dan beralih ke software akuntansi.
Aku menulis artikel ini dalam posisiku sebagai orang yang pernah mempelajari akuntansi saat menempuh pendidikan juga dalam posisiku sebagai praktisi alias orang yang pernah menjadi karyawan di beberapa perusahaan. Di mana perusahaan tersebut ada yang melakukan pembukuan masih menggunakan Microsoft Excel dan ada pula yang sudah menggunakan software akuntansi (perusahaan tempatku bekerja sekarang).
Meskipun hanya sebagai karyawan namun aku adalah user atau pengguna yang mengoperasikan laporan dengan Excel atau software tersebut. Tentu karyawan seperti aku lah yang bertugas menyusun laporan keuangan untuk nantinya digunakan oleh tim manajemen guna pengambilan keputusan. Nah, kali ini aku akan sharing tentang mana sih yang lebih efektif untuk pembukuan Apakah dengan cara manual atau dengan software akuntansi.
Memang faktanya masih banyak bisnis atau pelaku usaha yang masih menggunakan Microsoft Excel untuk mencatat semua transaksi dan aktivitas perusahaan sampai pembuatan laporan keuangan. Padahal penggunaan Microsoft Excel sebagai media pembuatan laporan ini sangat terbatas kemampuannya, belum lagi kerumitan rumus-rumus yang harus sangat diperhatikan detail serta keakuratannya. Pasalnya, ada perubahan sedikit dari formula atau rumus tersebut atau bahkan jika user nya tidak paham akan penggunaan formula yang ada justru akan bikin laporan yang dibuat menjadi kacau. Padahal kan laporan ini yang nantinya akan digunakan oleh para atasan atau top management untuk berbagai macam kepentingan. Nah berikut aku rangkum beberapa kelemahan dan bahayanya menggunakan Microsoft Excel sebagai pembukuan dengan cara manual.
Perbandingan Pembukuan dengan Microsoft Excel vs Software Akuntansi
Entry Data
Seperti kita ketahui ketika mengolah angka di Microsoft Excel terlebih yang berhubungan dengan pembukuan akuntansi tentu akan memakai berbagai macam rumus atau formula. Rumus yang biasanya dipakai dalam Microsoft Excel tak hanya sekadar rumus tambah atau kurang aja melainkan rumus-rumus Excel lainnya seperti VLOOKUP, HLOOKUP, IF, COUNTIF dan lain sebagainya.
Tentu hal ini mengharuskan seluruh user atau orang-orang yang pembentukan atau penyusunan laporan keuangan harus memahami penggunaan formula formula tersebut. Ada kekeliruan sedikit atau perubahan dari rumus-rumus bisa jadi efeknya sangat besar loh karena bisa merubah angka-angka hasil perhitungan selanjutnya. Karena itu pengerjaan laporan dengan Microsoft Excel memang membutuhkan ketelitian yang ekstra.
Berbeda dengan penggunaan software akuntansi di mana data-data yang terjadi sehari-hari tidak perlu dm3 satu persatu di Excel melainkan langsung dimasukkan dalam form yang telah disediakan pada sistem software.
History Atas Perubahan Data
Berkaitan dengan kesalahan entri atau input atau kondisi-kondisi tertentu dimana kita untuk perlu merubah data yang ada, maka jika kita menggunakan pembukuan dengan Microsoft Excel kita akan kesulitan mencari track record perubahan-perubahan yang sudah kita lakukan serta Kapan perubahan itu dilakukan. Berbeda dengan menggunakan software akuntansi yang pada umumnya bisa di cek cek perubahan-perubahan dilakukan sebelumnya.
Penyusunan Laporan Keuangan
Untuk membentuk dan menyusun laporan keuangan saat menggunakan pembukuan dengan Microsoft Excel maka banyak hal atau banyak transaksi yang harus kita input. Selesai entry data pun kita harus mengolahnya lagi dengan memperhatikan detail formula atau rumus yang kita gunakan.
Belum lagi kita harus memastikan apakah range cell ataupun kolom dalam perhitungan Excel sudah tepat. Karena terkadang saat menambah baris atau kolom dalam Excel kita terlupa untuk memperluas range sum data yang akan kita hitung. Belum lagi saat hendak menyusun laporan keuangan, kita harus memastikan link yang terdapat pada sheet jurnal umum, jurnal pembantu, buku besar, dan lain sebagainya sudah benar. Tentu hal ini akan sangat merepotkan dan makan waktu yang cukup lama.
dengan jika kita menggunakan software akuntansi. Kita tak perlu lagi pusing-pusing memikirkan formula atau rumus, dan link antar sheet Excel. Setelah semua data terinput kita hanya perlu beberapa klik saja untuk akhirnya bisa mengeluarkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, cash flow, neraca atau neraca saldo.
Potensi Kesalahan Penginputan Data
Pembukuan akuntansi secara manual menggunakan Microsoft Excel bisa jadi sangat mengkhawatirkan mengingat banyak perusahaan yang sudah mempunyai jumlah transaksi atau aktivitas yang cukup besar. Jika semuanya masih diinput secara manual tentu potensi kesalahan input dan kesalahan proses pengoperasian Microsoft Excel bisa berbahaya ya terhadap hasil atau angka-angka yang nantinya akan menjadi dasar pembuatan laporan keuangan.
Parahnya jika terjadi salah input transaksi atau data pada Microsoft Excel maka akan membutuhkan ekstra tenaga dan waktu untuk mencari kekeliruan nya dimana. Terlebih jika ternyata kita harus mengulang dari awal pencatatan transaksi tersebut.
Berbeda jika kita melakukan pembukuan dengan software akuntansi. Resiko salah ketik atau data terhapus sangat minim sekali karena dalam sistem biasanya terdapat fitur verifikasi yang harus dan hanya bisa dilakukan oleh orang-orang atau user tertentu yang ditunjuk sehingga selama verifikasi itu masih ada maka data tidak bisa diubah semau kita.
Saat Dibutuhkan Laporan Real Time oleh Top Manajemen
Untuk kepentingan tertentu biasanya para top manajemen menghendaki dikeluarkannya laporan-laporan real time seperti laporan produksi, laporan stok barang dagang, laporan piutang dan lain sebagainya. Jika masih menggunakan pembukuan dengan Microsoft Excel maka untuk nenyajikan laporan yang dikehendaki tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih panjang dan tentu hal ini akan menghambat manajemen dalam mengambil keputusan bisnis.
Berbeda Jika kamu menggunakan software akuntansi untuk pembukuan. Hanya dengan beberapa klik saja laporan-laporan yang di bisa dihasilkan dengan data yang akurat. Ini disebabkan data atau transaksi harian sudah terinput secara rapi dalam sistem oleh user nya masing-masing sehingga saat membutuhkan laporan dari data-data kerja tidak akan membutuhkan waktu yang lama dan top management bisa langsung mengambil keputusan atau melihat kondisi perusahaan dari laporan itu.
Efisiensi Waktu
Dari semua pembahasan poin di atas, udah terlihat sekali bahwa menggunakan software akuntansiakan jauh lebih menghemat waktu daripada pembukuan dengan Microsoft Excel. Semakin besar perusahaan atau bisnis yang kamu miliki, tentu semakin banyak pula transaksi yang terjadi setiap hari. Pembuatan laporan yang berbelit-belit tentu akan menghambat #bisnismunaikkelas. Itulah kenapa penggunaan software akuntansi sangat recommended untuk semua para pelaku usaha baik mereka yang mempunyai bisnis besar maupun mereka yang masih tergolong UKM atau Usaha Kecil dan Menengah.
 |
| Fitur Pencatatan Aktiva / Asset Pada Software ACCURATE |
 |
|
|
Jangan Salah Pilih Software Akuntansi
Saat ini
ada banyak sekali perusahaan digital yang meluncurkan software akuntansi dengan
segala macam fitur dan kelebihan yang ditawarkan. Tapi sebagai praktisi di
dunia accounting aku sih menyarankan
untuk memilih dan menggunakan software akuntansi yang udah terbukti
kredibilitasnya baik di dunia bisnis maupun pendidikan yaitu software ACCURATE.
ada banyak sekali perusahaan digital yang meluncurkan software akuntansi dengan
segala macam fitur dan kelebihan yang ditawarkan. Tapi sebagai praktisi di
dunia accounting aku sih menyarankan
untuk memilih dan menggunakan software akuntansi yang udah terbukti
kredibilitasnya baik di dunia bisnis maupun pendidikan yaitu software ACCURATE.
Jaman aku
kuliah di jurusan akuntansi dulu, software ACCURATE
jadi software percontohan untuk mempraktikan salah satu mata kuliah kalau nggak
salah matkul SIA atau Sistem Informasi
Akuntansi. Sekarangpun di tempat kerja, aku dipertemukan lagi dengan
software ini. Dari pengalaman sebagai user ACCURATE,
bisa aku bilang software ini sangat recommender karena fiturnya yang lengkap
dan memenuhi semua kebutuhan aktivitas di perusahaan tempatku bekerja.
kuliah di jurusan akuntansi dulu, software ACCURATE
jadi software percontohan untuk mempraktikan salah satu mata kuliah kalau nggak
salah matkul SIA atau Sistem Informasi
Akuntansi. Sekarangpun di tempat kerja, aku dipertemukan lagi dengan
software ini. Dari pengalaman sebagai user ACCURATE,
bisa aku bilang software ini sangat recommender karena fiturnya yang lengkap
dan memenuhi semua kebutuhan aktivitas di perusahaan tempatku bekerja.
Itulah
beberapa perbandingan pembukuan dengan cara
manual menggunakan Microsoft Excvel dan pembukuan by sistem di software
akuntansi. Baik untuk user atau pemilik bisnis sendiri pasti penggunakan
software akuntansi akan jauh lebih memudahkan jalannya bisnis dan pembukuan.
Bisnis sebesar atau sekecil apapun jika tak dilakukan pembukuan dan pengawasan
yang baik dan benar tentu akan rawan fraud
/ kecurangan dan juga kesalahan. Baik yang disengaja ataupun yang tak
disengaja. Buat yang mau kepoin langsung software accurate itu seperti apa, langsung klik aja DISINI.
Semangat menjadi lebih produktif bersama ACCURATE!
beberapa perbandingan pembukuan dengan cara
manual menggunakan Microsoft Excvel dan pembukuan by sistem di software
akuntansi. Baik untuk user atau pemilik bisnis sendiri pasti penggunakan
software akuntansi akan jauh lebih memudahkan jalannya bisnis dan pembukuan.
Bisnis sebesar atau sekecil apapun jika tak dilakukan pembukuan dan pengawasan
yang baik dan benar tentu akan rawan fraud
/ kecurangan dan juga kesalahan. Baik yang disengaja ataupun yang tak
disengaja. Buat yang mau kepoin langsung software accurate itu seperti apa, langsung klik aja DISINI.
Semangat menjadi lebih produktif bersama ACCURATE!
**
RINI NOVITA SARI
rinienoe46@gmail.com
IG @rinie_noe